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新入社員お悩み相談所 実務編2

報告書の書き方は?

報告書の書き方は?

実務編2

良い報告書の書き方は?

 良い報告書とは、読んだ人間から質問もなく判子を押してもらえるような報告書、ではないでしょうか。

 決して、文章量や資料が多ければ多いほど良い報告書である、ということはありません。

 たとえどれだけ資料をアレコレつけたとしても「この報告書の件だけど、ちょっと聞かせてくれる?」と内容について説明を求められるようでは落第点ですからね。

 ええ〜! 一発でバシッと決められる報告書なんて、どうやって書けばいいんですか? まず何から書けばいいのか悩んじゃいますよ。

 それは実務編の1でお話しした「報・連・相」のときと一緒ですよ。

 ビジネスで大事なのは結論から伝えること、簡潔明瞭に表現することの2点ですからね。

 これは口頭でも文書でも変わりません。

 書き方は? 報告書とかビジネス文書って「こう書かなきゃいけない」って決まりがあるんですよね?

 もちろんある程度の決まりってのはあるけど…。だいたいどの会社にも書式の雛形、フォーマットがあるんじゃないかしら?

 先輩や上司に言えば、今までの報告書なんかを見せてくれるから、それを参考にして真似できるところは真似しちゃえばいいのよ。書式なんて瑣末なこと、見る方はさほど気にしてないんだから。

 気にしてないってそんなぁ。そういうのをきちんと守らないと色々言われちゃうんじゃないんですかぁ?

 報告書の書式は、社内のフォーマットと大体同じであればいいんですよ。大切なのは中身です。報告書は社内や社外などで問題が起きたときに書くことが多いのですが、この「問題が起きたとき」というのが、仕事で一番重要なときでもあります。

 例えばお客様からクレームがついたとしましょう。怒っているお客様に対して、あなたは書面で「どうしてクレームがつくようなことが起こってしまったのか」ということを正確な事実で説明し、また「どうそれに速やかに対処するか」を責任持って記し、そして同時に謝意を文章で表さなくてはいけません。

 大事なのは「正確な情報」と、「だからこれからどうするか」であって、体裁を整えるための書式ではありません。ビジネスマナーはビジネスマンの常識ですし、もちろん大事なことですが、それにばかり捕らわれて大事な本質を忘れてはいけませんよ。

 な、なるほど〜。そう言われれば確かに…。

 一口に報告書やビジネス文書といってもシチュエーションは様々、それに伴い文書の中身だって様々だ。

 それをひとつずつ説明すると長くなるからな、ビジネス文書の実例集は書店にも多くならんでいるし、細かい表現などが知りたい人はそちらを読んでみるのもいいかもしれない。

 そういえば、社内はフォーマットに合わせればいいんでしょうけど、社外の人に文書を送るときは「頭語と結語」とか「時候の挨拶」とかを書かないといけないんですよね?

 それも儀礼的に表記しているだけであって、実際はそんなところを一生懸命読んだりはしませんよ。決まり文句が書いてあればそれでいいんです。

「頭語と結語」は、ビジネス文書では「謹啓」と「謹白」が一般的ですね。「時候の挨拶」「貴社ますます〜」なんて挨拶も、文例集やマナー本を開けば色々な表現が書いてありますので、詳しく知りたい方はそちらを開くといいでしょう。

 それに最近では、ワープロソフトに「謹啓」と入力しただけで数種類の挨拶文が表示されるような便利な機能もあるんですよ。

 ええ!? そんな機能が!? べ、便利な世の中になったもんだ…!

 情報は早く伝えるに越したことはありません。

 儀礼的な挨拶文に時間をかけるより、中身に時間をかける方が効率的だと思いませんか? 利用できるものは利用してしまえばいいんですよ。

 以下にお客様に向けた大まかな報告書の例を載せますので、ひとつの参考にしてください。

報告書フォーマット【社外向け事故報告書例】

平成◇年○月△日

▲▲工業 御中

デジセン商事株式会社

××事故のお詫びと御報告

謹啓 貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

 さて、この度◇年○月に起きました××事故に関して、貴社に多大な御迷惑をお掛けしましたことを深くお詫び申し上げます。

 つきましては下記の通り経過と対策を御報告申し上げますとともに、今後も変わらぬ御贔屓を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます

謹白

事故の経過:○○○○○○○○○○○○。

今後の対策:○○○○○○○○○○○○。

以上

 ふ〜ん、こんな感じになるのかぁ。でも大事なのは「中身」…。マナーだけじゃ仕事はできないし、物事の本質を捉えて大事なことに時間を使わないと、いい仕事はできないよね!

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